Regulamin usługi SAR-MAR

§1. Definicje

• Usługodawca - BTMT sp. z o.o., ul. Nowogrodzka 42 lok. 40/1, 00-695 Warszawa, NIP: 701 121 33 70
• SAR-MAR CRM - system zarządzania relacjami z klientami (CRM), będący produktem Usługodawcy
• Klient - podmiot (firma lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą), który zawarł umowę o świadczenie usług SAR-MAR CRM
• Użytkownik - pracownik lub współpracownik Klienta posiadający dostęp do systemu
• Plan - wybrany pakiet abonamentowy określający dostępne limity i funkcje
• Okres próbny - bezpłatny 30-dniowy dostęp do systemu w planie Biznes
• Domena CRM - adres URL systemu przypisany do Klienta: subdomena SAR-MAR (np. mojafirma.sar-mar.pl) lub własna domena Klienta
• Dane klientów Klienta - dane osobowe i firmowe wprowadzane przez Klienta do systemu CRM w ramach prowadzonej działalności

§2. Przedmiot usługi

Usługodawca świadczy usługę dostępu do systemu SAR-MAR CRM w modelu Software as a Service (SaaS). System umożliwia zarządzanie klientami, projektami, zadaniami oraz wielokanałową komunikacją z poziomu przeglądarki internetowej - bez konieczności instalacji oprogramowania.

W ramach usługi Klient otrzymuje:

• dedykowaną instancję CRM dostępną pod wybraną domeną,
• przestrzeń dyskową na pliki i dokumenty zgodnie z wybranym planem,
• możliwość integracji kont e-mail (SMTP/IMAP) oraz komunikatorów (Messenger, Telegram, WhatsApp, Instagram),
• wsparcie techniczne drogą e-mailową w godzinach pracy (pon-pt 9:00-17:00).

§3. Okres próbny

Klient może bezpłatnie przetestować system przez 30 dni w ramach planu Biznes. W tym czasie dostępne są wszystkie funkcje planu Biznes bez ograniczeń.

Aby uruchomić okres próbny, należy wypełnić formularz rejestracyjny na stronie sar-mar.pl/start. Zespół SAR-MAR skontaktuje się z Klientem w ciągu 1-3 dni roboczych w celu aktywacji konta.

Po zakończeniu okresu próbnego dostęp zostaje zawieszony. Dane Klienta przechowywane są przez kolejne 30 dni - w tym czasie Klient może zdecydować się na zakup wybranego planu. Jeden podmiot może skorzystać z okresu próbnego tylko raz.

§4. Plany i cennik

Aktualne ceny dostępne są na stronie sar-mar.pl/oferta. Ceny podane są w złotych polskich (PLN) netto - do cen doliczany jest podatek VAT w obowiązującej stawce.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z zachowaniem 30-dniowego wyprzedzenia. Zmiana nie dotyczy trwających opłaconych okresów rozliczeniowych.

§5. Zawarcie umowy i płatności

Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przez Usługodawcę przyjęcia zamówienia drogą e-mailową.

Rozliczenie następuje z góry za wybrany okres (miesięczny lub roczny). Po zaksięgowaniu płatności Usługodawca uruchamia dostęp do systemu w ciągu 1-3 dni roboczych. Faktury VAT wystawiane są w formie elektronicznej i przesyłane na adres e-mail Klienta.

W przypadku subskrypcji rocznej rozwiązanej przed końcem okresu rozliczeniowego, Usługodawca nie zwraca opłaty za niewykorzystany okres.

§6. Domena CRM

Klient może korzystać z subdomeny w formacie nazwafirmy.sar-mar.pl (przydzielanej bezpłatnie w ramach abonamentu) lub własnej domeny / subdomeny.

W przypadku własnej domeny Klient samodzielnie konfiguruje rekord CNAME wskazujący na sar-mar.pl. Usługodawca zapewnia wsparcie techniczne przy konfiguracji. Usługodawca nie odpowiada za dostępność domen Klienta ani za błędy w ich konfiguracji DNS.

Klient nie nabywa praw do subdomeny SAR-MAR po zakończeniu umowy.

§7. Dane przetwarzane w systemie CRM

System SAR-MAR CRM przechowuje i przetwarza dane na serwerach BTMT sp. z o.o. w Polsce. Klient jako administrator danych decyduje, jakie dane wprowadza do systemu. Zakres typowych danych obejmuje:

• Dane kontrahentów i klientów: imię i nazwisko, stanowisko, firma, NIP, e-mail, telefon, adres, historia zamówień,
• Dane pracowników i użytkowników: imię i nazwisko, firmowy e-mail, rola w systemie, historia aktywności i logowań,
• Treści komunikacji: wiadomości e-mail (SMTP/IMAP), czaty z Messenger, WhatsApp Business, Telegram, Instagram, Live Chat,
• Dokumenty i pliki: umowy, oferty, faktury, załączniki do projektów i wiadomości,
• Dane projektowe: opisy projektów, zadania, terminy, notatki, historia zmian,
• Dane płatnicze: historia transakcji, faktury wystawiane przez klienta.

Podział ról RODO: Klient jest administratorem wszystkich powyższych danych. BTMT sp. z o.o. pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych zawieranej przy aktywacji konta (art. 28 RODO). BTMT sp. z o.o. przetwarza dane wyłącznie w celu świadczenia usługi, nie wykorzystuje ich do własnych celów i nie udostępnia podmiotom trzecim.

Dostęp do danych klientów posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy techniczni BTMT sp. z o.o., w zakresie niezbędnym do utrzymania systemu, usuwania awarii i świadczenia wsparcia technicznego. Każdy dostęp jest logowany.

Klient zobowiązany jest do poinformowania swoich pracowników, kontrahentów i innych osób, których dane przetwarza w systemie, o tym fakcie - zgodnie z obowiązkiem informacyjnym z art. 13 i 14 RODO. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za legalność przetwarzanych danych i posiadanie odpowiednich podstaw prawnych.

§8. Obowiązki Klienta

Klient i Użytkownicy zobowiązują się do:

• korzystania z systemu zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności RODO,
• nieudostępniania danych dostępowych osobom nieuprawnionym,
• niezamieszczania treści nielegalnych lub naruszających prawa osób trzecich,
• niepodejmowania działań zagrażających bezpieczeństwu lub integralności systemu,
• poinformowania osób, których dane są przetwarzane w systemie, o tym fakcie.

§9. Dostępność systemu i SLA

Usługodawca dąży do dostępności systemu na poziomie 99% w skali miesiąca, z wyłączeniem planowanych przerw konserwacyjnych, o których Klient informowany jest z co najmniej 24-godzinnym wyprzedzeniem drogą e-mailową.

W przypadku awarii Usługodawca podejmuje działania naprawcze w ciągu 4 godzin w dni robocze (9:00-17:00). Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy spowodowane siłą wyższą lub działaniem podmiotów trzecich.

§10. Bezpieczeństwo i kopie zapasowe

Dane przechowywane są na serwerach zlokalizowanych w Polsce, szyfrowanych AES-256. Połączenia zabezpieczone są protokołem TLS (HTTPS). Codzienne kopie zapasowe przechowywane są przez 30 dni.

Po zakończeniu umowy Klient może pobrać swoje dane w ciągu 30 dni. Po upływie tego terminu dane są trwale i nieodwracalnie usuwane.

§11. Wypowiedzenie umowy

Klient może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przesyłając oświadczenie na adres biuro@sar-mar.pl.

Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia regulaminu lub braku płatności przez ponad 14 dni. W takim przypadku dostęp zostaje zawieszony, a dane przechowywane przez 30 dni.

§12. Odpowiedzialność i reklamacje

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe Klienta podjęte na podstawie danych zgromadzonych w systemie. Łączna odpowiedzialność Usługodawcy nie może przekroczyć kwoty opłat uiszczonych przez Klienta za ostatnie 3 miesiące.

Reklamacje należy składać drogą e-mailową na adres biuro@sar-mar.pl, podając nazwę firmy, opis problemu oraz datę jego wystąpienia. Usługodawca rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni roboczych.

§13. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Wszelkie spory strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy.

Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu z zachowaniem 14-dniowego okresu powiadomienia. Aktualny regulamin dostępny jest zawsze pod adresem sar-mar.pl/regulamin.

Kontakt