Polityka prywatności

1. Administrator danych osobowych

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

2.1 Formularz kontaktowy (strona sprzedażowa)

Gdy wypełniasz formularz kontaktowy na stronie, zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, temat zapytania oraz treść wiadomości.

Cel: udzielenie odpowiedzi na Twoje pytanie.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy.
Okres przechowywania: do 2 lat od ostatniego kontaktu.

2.2 Formularz rejestracji i zakupu (strona sprzedażowa)

Przy rejestracji na okres próbny lub zakupie planu zbieramy: imię i nazwisko, firmowy adres e-mail, numer telefonu, nazwę firmy, NIP, wybrany plan abonamentowy oraz preferencje dotyczące domeny CRM.

Cel: zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usługi CRM.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe i księgowe).
Okres przechowywania: przez czas obowiązywania umowy oraz 5 lat po jej wygaśnięciu.

2.3 Dane przetwarzane w systemie CRM przez klientów biznesowych

System SAR-MAR CRM służy firmom do zarządzania relacjami z klientami, projektami i komunikacją. W ramach korzystania z systemu, firma (klient SAR-MAR) przetwarza dane swoich kontrahentów, pracowników i innych osób. Dane te są przechowywane na serwerach BTMT sp. z o.o. w Polsce.

Zakres danych przetwarzanych w systemie może obejmować:

• Dane kontrahentów i klientów firmy: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, NIP, adresy e-mail, numery telefonów, adresy, historia zamówień i płatności,
• Dane pracowników i użytkowników systemu: imię i nazwisko, firmowy adres e-mail, rola i uprawnienia w systemie, historia aktywności,
• Treści komunikacji: wiadomości e-mail (SMTP/IMAP), wiadomości z komunikatorów (Facebook Messenger, WhatsApp Business, Telegram, Instagram), historia czatu z Live Chat Widgetu,
• Dokumenty i pliki: oferty, umowy, faktury, załączniki przesyłane w ramach projektów i komunikacji z klientami,
• Dane projektowe i zadania: opisy projektów, przypisane osoby, terminy, notatki, historia zmian,
• Dane transakcyjne: historia płatności, wystawione faktury, dane do rozliczeń.

Rola BTMT sp. z o.o.: w zakresie powyższych danych BTMT sp. z o.o. pełni rolę podmiotu przetwarzającego (procesora) działającego wyłącznie na udokumentowane polecenie klienta, który pozostaje administratorem danych swoich kontrahentów i pracowników. Przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieranej przy aktywacji konta (art. 28 RODO).

BTMT sp. z o.o. nie przetwarza tych danych w celach własnych, nie udostępnia ich podmiotom trzecim i zapewnia odpowiednie środki techniczne i organizacyjne gwarantujące ich bezpieczeństwo. Dostęp do danych posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy techniczni, w zakresie niezbędnym do utrzymania i wsparcia systemu.

Okres przechowywania: przez czas trwania umowy. Po jej zakończeniu dane przechowywane są przez 30 dni (możliwość eksportu), po czym trwale i nieodwracalnie usuwane.

2.4 Dane techniczne i logi serwera

Automatycznie rejestrujemy: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny oraz odwiedzane strony.

Cel: bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed atakami (m.in. rate limiting), cele statystyczne.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes administratora.
Okres przechowywania: 90 dni.

2.5 Pliki cookies

Serwis używa wyłącznie niezbędnych technicznie plików cookies sesji (PHPSESSID), służących do obsługi formularzy i zabezpieczenia CSRF. Nie stosujemy cookies reklamowych, analitycznych ani śledzących. Sesja wygasa po zamknięciu przeglądarki lub po upływie 24 godzin.

3. Komu przekazujemy dane

Twoje dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych. Mogą być przekazywane wyłącznie:

• dostawcy hostingu i infrastruktury serwerowej (serwery zlokalizowane w Polsce),
• podmiotom obsługującym płatności - w zakresie niezbędnym do realizacji transakcji,
• organom publicznym - wyłącznie gdy wymagają tego obowiązujące przepisy prawa.

Nie przekazujemy danych do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy.

4. Twoje prawa

Na podstawie RODO przysługują Ci następujące prawa:

• Prawo dostępu - możesz zażądać kopii swoich danych,
• Prawo do sprostowania - możesz poprosić o poprawienie nieprawidłowych danych,
• Prawo do usunięcia - możesz zażądać usunięcia danych, jeśli nie ma podstawy do ich dalszego przetwarzania,
• Prawo do ograniczenia przetwarzania - możesz ograniczyć przetwarzanie swoich danych w określonych przypadkach,
• Prawo do przenoszenia danych - możesz otrzymać swoje dane w ustrukturyzowanym formacie,
• Prawo sprzeciwu - możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• Prawo do skargi - masz prawo złożyć skargę do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Aby skorzystać z powyższych praw, napisz na adres: biuro@sar-mar.pl. Odpowiemy w ciągu 30 dni.

5. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy następujące środki techniczne i organizacyjne:

• szyfrowanie połączeń protokołem TLS (HTTPS),
• dane w systemie CRM szyfrowane AES-256,
• serwery zlokalizowane w Polsce, w certyfikowanych centrach danych,
• dostęp do danych ograniczony wyłącznie do upoważnionych pracowników,
• codzienne kopie zapasowe przechowywane przez 30 dni.

6. Zmiany polityki prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki. O istotnych zmianach poinformujemy drogą e-mailową (w przypadku aktywnych klientów) lub poprzez komunikat na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem sar-mar.pl/polityka-prywatnosci.

7. Kontakt w sprawach danych osobowych